Innovazione e idee: c’è differenza tra riunioni virtuali e in presenza?

Premetto che l’espressione in presenza – non bella, concordo con voi – è per contrapporre le due modalità di riunione che il Covid 19 ha reso ormai largamente normali nelle nostre vite lavorative. È appena uscito un interessante articolo su Nature, di Brucks, M.S., Levav, J. (Virtual communication curbs creative idea generation) che parla estesamente degli effetti delle riunioni online sulla creatività e sulla produzione di idee originali.

L’innovazione si basa sulla generazione di idee collaborative che si pongono a fondamento del progresso, sia commerciale sia scientifico: gli autori si sono interrogati su come l’allontanamento dall’interazione di persona possa influire sulla creatività.

La ricerca ha compreso uno studio di laboratorio e un esperimento sul campo in cinque paesi (in Europa, Medio Oriente e Asia meridionale). Il risultato sembra piuttosto univoco:

i ricercatori affermano che tutti i dati indicano come la videoconferenza inibisca la produzione di idee creative.

L’articolo è lungo, circostanziato e confortato da una serie di misurazioni oggettive complicate e inutili da riportare in questa sede. Ma le conclusioni sono piuttosto radicali: siamo tutti meno creativi, meno innovativi e le nostre interazioni sono più povere, quando ci riuniamo online.

Vediamo esattamente perché e che cosa succede di diverso, in una riunione virtuale.

Fino a poco tempo fa, qualsiasi collaborazione avveniva in gran parte con interlocutori che condividevano lo stesso spazio fisico, perché le tecnologie di comunicazione esistenti – telefonate, messaggi, lettere, email – limitavano la portata delle informazioni a disposizione degli interlocutori e riducevano la sincronicità nello scambio di informazioni; gli autori fanno esplicito riferimento alla teoria della ricchezza dei media, alla teoria della presenza, e alla teoria della sincronicità dei media.

I recenti progressi nella qualità della rete e l’alta risoluzione degli schermi hanno inaugurato una tecnologia audiovisiva sincrona che trasmette molti degli stessi segnali di informazione sonori e non verbali dell’interazione faccia a faccia. La videoconferenza per molti aspetti consente un’interazione identica a quella in presenza, a livello di scambio di informazioni.

Ma l’esperienza di collaborazione è davvero equivalente? Gli autori dimostrano che c’è una differenza sostanziale. Mentre i  team in presenza operano in uno spazio fisico completamente condiviso, i team virtuali abitano lo spazio delimitato dallo schermo davanti a ciascun partecipante e questo costringe i partecipanti virtuali a restringere il proprio campo visivo.

Secondo i ricercatori, il fatto di concentrarsi interamente sullo schermo comporta che i partecipanti alla riunione filtrino gli stimoli visivi periferici, cioè tutto ciò che avviene nella stanza dove si trovano, che non sono ovviamente visibili o rilevanti per i loro interlocutori. Restringere la propria portata visiva all’ambiente condiviso di uno schermo, comporta un conseguente restringimento del focus cognitivo, poiché è dimostrata da ricerche precedenti una correlazione precisa tra l’attenzione visiva e quella cognitiva.

Gli autori hanno quindi dimostrato come ci sia un impoverimento della creatività, determinato dalla diminuzione del focus cognitivo dei partecipanti, dovuto alla concentrazione di ognuno sul proprio schermo: nonostante il livello conservato di scambio di informazioni, rimane questa differenza fisica intrinseca nella comunicazione attraverso il video. Questa focalizzazione ristretta riduce il processo associativo alla base della generazione di idee, in cui i pensieri si ramificano e combinano informazioni provenienti da elementi disparati per formare idee nuove.

A mio parere, va anche considerato come tutta una serie di informazioni olfattive, materiche, di osservazioni dei movimenti degli altri, di sguardi e di altre piccole interazioni tra partecipanti a una riunione in presenza vadano completamente perdute in una riunione virtuale. Questo elimina per gli interlocutori una serie di stimoli che contengono informazioni importanti, alcune con diretto accesso alla coscienza e altre che restano sotto livello, che verosimilmente contribuiscono alla ricchezza dell’esperienza e a generare connessioni preziose che si traducono in pensiero maggiormente creativo.

La ricerca ha dimostrato, tuttavia, che il ristretto focus cognitivo indotto dall’uso degli schermi non ostacola tutte le attività collaborative. In particolare, la generazione dell’idea è tipicamente seguita dalla selezione dell’idea da perseguire, una tappa dell’incontro che richiede focus cognitivo e ragionamento analitico. In questa fase di collaborazione, per la selezione e decisione condivisa, la riunione online non mostra debolezze o minore prestazione dei partecipanti: gli autori non hanno trovato prove che i gruppi di videoconferenza siano meno efficaci quando si tratta di selezione delle idee.

È ormai opinione diffusa, e gli studi negli Stati Uniti lo confermano, che il 20% delle giornate lavorative si svolgerà a casa anche dopo la fine della pandemia. In Italia, le stime sono più o meno le stesse, anche se ovviamente si tratta di proiezioni in uno scenario mai documentato prima d’ora nell’esperienza umana, a livello globale.

Alla luce di questi risultati, si potrebbe avanzare una modesta proposta: dedicare le riunioni in presenza all’esplorazione e alla generazione di idee e utilizzare le riunioni virtuali per attività collaborative più focalizzate sulle decisioni, sulle scelte e sulle argomentazioni a favore o contrarie alle idee emerse nell’interazione più ricca e creativa già avvenuta in presenza.

Siamo in una fase davvero sperimentale dell’esperienza lavorativa umana: utilizzare bene i dati di ricerche approfondite sul campo, permette di realizzare piccoli campi sperimentali nella propria attività lavorativa quotidiana. Per diventare pionieri di nuove, più utili modalità di incontro collaborativo. E per tenerci il buono che questa tragica pandemia ha consentito di generare: la possibilità per molti di lavorare da casa.